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基進管理:從遙距辦公談起

一場武漢肺炎,讓大量港人遙距辦公,效率急降,有銀行多家分行下週起暫停,昨天大排長龍。疫症固然是危機,卻同時也是組織管理方式改朝換代的契機。借此機會,分享我在組織的幾項管理原則,我統稱為基進管理radical management


基進管理顧名思義是要從根本出發,重新思考協作方式,滿足現代以至未來的需求。我的倡議不見得放諸四海皆準,也肯定不是要求嚴謹依從的鐵則,但至少可視作管理方針起點的四項預設

一、遠端溝通

首項正是遠端溝通,遙距辦公。所謂預設,就是說並非社會發生特別事故才突然手忙腳亂改行遠端,而是反過來本就遙距,遇上需要當面溝通、交收等情況,同僚才走在一起。

現代社會有條件把辦公地點的預設反過來,不用多解釋,當然是因為互聯網的普及和溝通工具的成熟。以我們團隊為例,每天香港時間 1130 各成員不論身在何方,自動自覺會上線參與「standup」,即物理世界中務求簡短站立進行的例會,逾時不候;遇有成員日程相沖或身處正值深夜的時區,會後自行觀看系統自動錄影即可,無須別人複述也不會錯過同僚的報告、討論甚至屏幕分享等細節。以往需要跨國企業才有條件安裝的系統,當下最流行的是去年剛在納斯達克掛牌的 Zoom,手機安裝個軟件即可用,也可以傳統電話打入,成本低至免費,即使想要額外服務也不過 15美元月費,只相當於幾個人交通往返一天的車費。

與遙距相輔相成的另一個溝通重點是異步(asynchronous)。見過不少人,老闆或客戶一通電話打來,就得馬上打斷本來的工作或飯局去處理,這就是最典型的,也是我最受不了的同步式溝通。我並不否定同步溝通在某些情況必要,否則也不會有上述的每日例會,但這世界實在有太多人,拍腦袋想起甚麼想要甚麼就認為別人可以也應當即時配合,這是我把手機來電徹底關掉多年,WhatsApp 帳號刪掉的原因:節奏和專注很重要,找我對話請預約,我媽除外。

針對非同步協作,網上也有各種好用又免費的軟件,科技新創圈都很熟悉,如 SlackbasecampTrelloAirtable 等多種,當然還有越益被忽略但老而彌堅的電郵。安裝軟件簡單,改變以自我時空為中心的思考方式困難,要求個人編排工作,溝通前先做好準備等,不但改善工作習慣,更是一份修養。

不過對於很多管理者,遙距工作的最大阻力並非溝通方法,而是只要同事不在視線範圍埋首(貌似)工作就感覺不踏實。但這正正是更有必要摒棄、更為過時的監工心態。不是天真地否定人有惰性,而是即使有也要透過改善個人素質和加強信任處理。況且對於知識工人的管理者,以為對方坐在自己面前就代表正在認真辦公,才是真正的天真吧。

不厭其煩地重複,預設遠端溝通原則並非完全排斥當面交流,機構大可以安排每週或每月一次的聚首日,讓同僚走在一起以最傳統的方式溝通,也產生非形式互動,加深了解。偶而的聚首有助培養默契,反過來每天營營役役共處一室也可能相交淡如水。

遙距辦公的好處除了降低交通成本,騰出時間專注生產和創作,和在特別情況度過社會停擺之外,更重要的是大幅提高業務擴充的彈性。月前參與一頓創業者聚餐,老闆們紛紛大嘆招聘艱難,香港人才庫不足。這些固然都是人所共識的事實,但改變不了大環境的我們,若能克服遠端溝通的困難,就代表招聘和外包的選擇對象不再侷限於香港,而是來自全球,豁然開朗。

老海鮮或許以為巨型跨國企業才會於世界各地招聘,多國團隊協作,實際上如 WordPressElastic 等公司,和近年的區塊鏈相關團隊,都是全球招聘,不設辦公室,所有同事遙距工作。我身邊好些朋友,團隊才不到十人,人員已經分佈在不同國家、多個城市、數個時區,武漢肺炎對他們公司運作的影響,可說是零。

#刊於《明報﹣星期日生活》 2020.02.02 chungkin Express 專欄

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